Har Er organisation en e-postpolicy?

/i

Jag vill lyfta den här frågan kort i ett inlägg. Vi får av och till frågor från kunder där man vill ändra lösenord, radera konton eller lägga till konton för e-post. Det är ett normalt förfarande. Grejen är att den som kan fixa detta är just du som kund eller den som är utsedd av dig som kund att komma åt kundzonen. Det här är en viktig fråga både för dig och oss. Vem som helst ska inte kunna ringa eller maila oss och be oss göra ändringar på kundens e-postkonton utan det skall kunden själv kunna, helst utan vår inblandning.

Däremot kan vi förstås hjälpa till och berätta hur du bär dig åt för att redigera dina konton!

Här har du information om hur du kommer åt att redigera din organisations e-postkonton i vår kundzon.

Varför ska man ha en e-postpolicy?

Ja för att du och dina anställda i organisationen ska vara överens om vad Ni i korthet ska använda Er e-postadress till på din arbetsplats. Några punkter jag tycker är bra att ta fram:

  • Vad är ok att lagra i sin e-post och inte ok?
  • Är det ok att skicka/ta emot privata mail eller inte?
  • Vem eller vilka i organisationen har egna e-postadresser och hur jobbar vi med våra allmänna e-postadresser
  • Har vi en gemensam standard framtagen för signaturer?
  • Vad händer med en e-postadress ifall en medarbetare slutar
  • Hur hanterar vi bortglömda lösenord och kontoproblem?
  • Vem är e-postansvarig i vår organisation?

Några tips jag hittade på nätet

Om Ni har en e-postpolicy i er organisation är det helt enkelt bättre för alla parter då alla vet vad som gäller. Naturligtvis kan det ju finnas flera saker ni själva kan lyfta. Det här var några punkter jag tycker är viktiga ni tittar på.

Varför vill vi uppmärksamma om detta?

Ja, det händer av och till att anställda som slutat i organisationer ibland försöker kontakta oss för att ”fixa” sitt lösenord, eller be oss plocka bort ”deras” konto, eller kanske göra vidarebefordringar av e-post. Vi kan aldrig under några omständigheter göra detta då denne personen sällan eller aldrig är vår kundkontakt. Det är bara vår huvudkontakt som själv ska logga in på kundkontot och administrera sin domäns e-post.

Så, ta dig tid och se över Er organisations e-postpolicy så vet alla vad som gäller, det blir bättre, för alla!

//Niklas